如何進行與主管的 1 on 1 (1:1) meeting

在外商工作，與直屬主管的 1:1 是一個很重要的會議，除了日常工作的溝通外，一般會約一週或隔週固定的時間。這個會議的重點，除了交代工作，討論問題外，也是獲得反饋與建立互信的重要機制。

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雖然一般來說，作為主管對這個會議更有主動權，也更有責任把這個會開好，但是外商文化中有所謂的 upward management，也就是要讓你的主管『為你做事』，讓你的工作更順利， 1:1 是一定要把握的環節。本文我們介紹，從 direct report （『下屬』比較專業的說法）的角度如何好好掌握跟主管的 1:1 會議。

1:1 前：準備、但是也要保持彈性

現在流行把 1:1 描述成 weekly chat，有時候實際上也就是固定找個時間聊聊天（尤其在疫情時代，保持輕鬆的人際連結也是很重要的事情）。但是有鑒於 1:1 的重要性，最好還是為每次的會議做好準備。這裏要看每個主管的風格，有人會主導會議的內容，有的主管更期待你主動提問跟討論。

無論如何，如果要讓會議的寶貴時間更有效率，就要提前準備好。例如你需要她幫你釐清工作優先順序，解決某個問題（unblock；例如：跨部門溝通）。你希望在下一次評鑑有好的表現，也可以即時爭取反饋。在會議前做好準備和計劃，可已掌握更多的主動權，而非只是例行公事或是一週一度的『領取任務』時間。

報告工作時，要展現『解決問題』的心態和思維，不只是報告成果也要討論解決問題的過程（當然也不能只說問題而沒有提出解決方案）。

1:1 中：誠懇透明、不懂就問，做紀錄

工作中，最好及早養成的一個習慣就是做紀錄、寫文件。1:1 討論也不例外，尤其是與工作內容相關的，或是個人表現上獲得的重要反饋，最好都要記錄下來。有文字的紀錄，做事會更有條理（也不會答應要做的事結果忘記），也方便後續追蹤進度。例如：你們討論到解決某個問題，可以嘗試用 A、B、C 三種方法，大約需要一週時間嘗試，那麼接下來一週，你一一嘗試之後，再把結果或是失敗的原因紀錄下來，可以在下週的會議中討論接下來的進程。

有問題就問：整個工作時間中，沒有比 1:1 更適合問問題了。如果對工作（無法勝任、太無聊）、團隊（『組織改變會不會影響到我』）、職涯發展（什麼時候可以升職）有任何疑問，1:1 就是提出相關問題的最好時機。（如果你覺得實在沒辦法對這個主管保持誠懇、透明的溝通，可能就是你們『不合』的表現，長遠之計還是尋求轉組比較好。）

1:1 一個重要目的就是獲得反饋，因此也要善於傾聽跟適當提出建議。

1:1 後：知行合一、保持溝通

無論是接受任務還是自己說要做的事情，都要好好的去做：不要變成光說不練的人（over-commit and under-perform）。有計劃、做紀錄也要成為工作中的常態，這樣就算一個任務失敗了，或是比你想像的困難，也不會顯得你什麼事都沒做。（這個紀錄，到年中或年末績效評估的時候，也可以做為你最有利的參考。有時候自己做了很多事情最後都忘記了，或是流失在對話、slack、email 當中。）

雖然已經約好了一週或隔週一週或隔週一次的 meeting，也不要太拘泥於形式。不要讓『問問題』成為日常工作的 blocker：只要你問、對方回答就可以解決的問題，不要拖一個禮拜。也不要讓 1:1 充滿驚喜（或是驚嚇）：就算是在 remote work 狀態下，也要利用 slack、email 和其他會議之間的隨機談話保持日常溝通。

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要在職涯發展中獲得更多主動權，除了努力把工作做好外，也要想辦法增加自己的能見度（visibility/exposure：可以理解為『存在感』）。一定要好好利用 1:1 的時間，主動塑造在 manager 對你的印象（工作表現，最近在做什麼，工作目標），爭取需要的資源。

1:1 meeting 的更多實踐要點，可參考：如何進行與主管的 1 one 1 meeting（2）：實踐技巧篇