職場中，寫郵件/回郵件可以說是每天例行工作的一部分，就算在 remote work 當道之前，email 也是討論、尤其是跨組別的正式溝通管道。比起口頭交流，email 提供更明確的通訊紀錄 (paper trail)，也利於事後查找，確認重要數據文件。

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本篇我們介紹工作中，尤其是外商公司的英語環境下，工作 email 寫作要點。

標題要有 CTA (call to action)

一封的工作郵件，標題上最好有 call to action（CAT），就是你需要對方做什麼行動，描述在簡短的前提下要越精確越好。

例如：
不好的標題 → Sales survey
比較好的標題 → [survey] sales survey about new products
更好的標題  → [10 min survey (due 1/15)] sales survey about new products

其他類似的 CAT 有 [Feedback needed]，[Request Approval by XXX]， 如果有明確的對象、期限，也可以在標題裡標明提示對方。如果只是知會對方，沒有需要行動的，可以用 [FYI]、[Inform]、[No action item] ，減少收件方的心理負擔。

管理收件人

把相關人士都加入到收件人群中，可以適當減少郵件複雜程度，避免一個事情在好幾串郵件裡討論，很容易漏掉其中幾串。但是這樣難免會有很多人『其實不需要每個回應都認真看』，所以把某人加進收件人中，最好也解釋一下為什麼你被加進來（例如：”+ XXX for your information”）。

傳統上沒那麼複雜的郵件，使用 CC（以前翻譯為『抄送』或是『副本』）就一定程度代表『inform』的意思，例如組員要跟其他組分享資訊或是開啟重要話題，最好把直屬主管加進來（也有人說最好所有郵件都 CC 給直屬主管，但是有可能會害對方陷入郵件海中，建議自行斟酌，有些事也可以用 slack 或其他更即時、較不正式通訊方式的報備。）。

內文：先結論，後細節的金字塔結構

工作郵件寫作，一定要『先說結論（so what?），後面再補充細節』。

幾乎所有寫作建議都離不開金字塔原理 The Minto Pyramid Principle，工作郵件更是可以從中獲益。

芭芭拉的原始著作中，第一個例子就是好的和壞的工作郵件：“開會改到星期四，因為 1, 2, 3”。如果你本身習慣先寫各種細節（”因為原本的時間會議室訂不到，而且 XXX 星期五請假，…”），看到這個例子可能會嚇出一身冷汗。

很多職場新鮮人，特別是在跟所謂『上級』溝通時，會以為需要解釋前因後果，為自己這封郵件找理由，落入『先解釋後結論』的呈現，反而顯得沒頭沒腦。要知道越是『大人物』，行程應該更滿更忙，更要注意把重點和需要對方配合的行動亮出來。

除了標題以外，收件人眾多的郵件，可以再郵件最後，以清單形式明確指出每個相關人士、部門要做的事（call to action）。

Hyperlink

很多時候我們要在郵件中加入連結，如果可以盡量使用名稱清楚（『XX 數據模擬』）的超連結（hyperlink）而非原始URL。除了增加可讀性，也減少 URL 在郵件中失效的可能。 有時候公司內部的文件有比較複雜的權限管理系統，要記得分享連結之前確保所有收件人有權限可以打開。

郵件不能完全取代文件

郵件與文件同樣有『保留證據，易於查找』的優點。但是郵件的重點仍然是在於溝通，那種一來一回一問一答的方式，其實相比於文件有很多冗余。如果是特別重要的討論，建議還是要另外整理成文件（Documentation, Memo）。如果公司有共享文件的系統，最好在郵件一邊溝通時就一邊同步更新。

如果從郵件討論後，做出重要的決定，最好把決定的理由整理成 Decision log，並與相關人士確認。郵件往往會充滿很多『理由』的細節，Decision log 可以用『結論–> 理由』的金字塔架構，更有條理整理決定的原因。

整理成文件的好處，除了自己查找方便，也便於與更上級溝通，和工作交接。在背景了解不多的情況下，從落落長的郵件中梳理出正確的脈絡，其實是強人所難。前面提到越是高層越想先看結論。而接受交接的人，也不想要細讀原來一整串郵件之後還不確定結論到底是什麼。

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