在如何進行與主管的 1 one 1 (1:1) meeting 這篇文章中我們介紹過在 1:1 會議前，中，後，各有什麼注意事項，可以更有效率利用 1:1 的時間與主管溝通，增加工作效率和在職場中的曝光度（exposure/visibility）。 本篇我們介紹幾個管理 1 on 1 meeting 的實踐技巧，讓會議進行的更流暢。

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Shared agenda

有的人會為 1:1 會議準備一份線上的『議程』（agenda），讓雙方事前對會議有所準備，如果你們的 1:1 meeting 內容是聊天和正事交替，可以利用這個議程檔案，提早讓對方知道這次的內容主要是什麼。如果有需要主管 follow up ，或是採取行動的事項，要在會議前幾天檢查，並且即時寄出提醒。

另一方面，這個文件（或是 excel 表格）也可以做為你自己工作的備忘錄。在一週的工作中，隨時紀錄完成的事項和進度，碰到的困難等等，確保在 1:1 的寶貴時間中不遺漏重要事項。（當然，不是所有的事都要等到 1:1 才溝通。）

Pre-read in a email 

如果有什麼文件，報告，數據需要對方先閱讀，最好及早寄出郵件提醒。這個規則基本上所有會議都適用。當然，即使是在工作中，也不太能期待對方一定會照你的意思仔細閱讀，尤其是對主管而言，也要有在會議中快速總結文件內容的準備。

Business update（工作報告）的結構

在做工作報告時，如果覺得事情比較多比較雜亂，可以採用 Rose-Thorn-Bud 的架構整理順序。

Rose：『花朵』，指的是小成功，例如我這一週完成了哪些任務。這樣的開頭一來不會有太多意外（一般來說，好的敘事結構要從『對方已知的事』開始。），二來也可以讓整個會議有個正面的調性。可以緩和後面可能提到的困難和新提案。

Thorn：『刺』，指的是工作碰到的困難（…也就是沒有完成的事），挑戰，需要幫助的地方。注意盡量不要只提出問題沒有解決方法的提案。 就算自己想不出解決方法，也要展現出我做了哪些嘗試；而需要的支援和幫助，也要盡可能具體陳述。工作中最忌諱碰到問題雙手一攤。

Bud：『芽苞』，指的是新的想法，或是新的工作提案。在 1:1 會議中，提出新的想法所需要對方做的就是提供反饋，包含知識上的反饋還有工作優先順序上的決策（該花多少時間、和現有其他任務比起來優先順序有多高）。這個部分會設定雙方對未來即將發生的事情的期待，不要有太多出乎意料的事。

保留聊成長和職涯發展的時間

計畫議程時，要記得定期保留時間討論職涯發展與個人成長。雖然一般而言，是主管要主動安排的；但是如果你覺得需要，也可以更主動的設定討論內容。除了公司固定的（季、半年或一年）討論表現和成長的時間（performance review），最好在中間增加幾個小討論，例如每個月的第一個 1:1 保留十分鐘。這樣可以保障除了工作以外，你的個人需求（成長與職涯發展）有被照顧到，也減輕彼此在正式 review 時的壓力。

參考資料：re:work

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